Mission
L’Assistant de Direction Bilingue accompagne un dirigeant d’entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.
En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.
Tâches prioritaires
- Accueillir une clientèle
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d’un responsable, collaborateur
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d’activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
- Organiser des actions de communication
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
- Coordonner l’activité d’une équipe
- Toutes autres taches confiées par sa hiérarchie
Conditions de travail
- Capacités à travailler avec tous les chefs de départements, en équipe et aux horaires de travail établis dans l’entreprise
- Capacités à travailler dans tous les sites de SENEGINDIA
- La pratique d’une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Compétences et aptitudes requises
- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Sténographie
- Méthode de classement et d’archivage
- Modalités d’accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
- Organisation d’événements
- Droit du travail
- Législation sociale
- Gestion administrative du personnel
- Maitrise parfaite de l’Anglais
Formations académique & Expérience
- Bac+2 (BTS, DUT, …) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion
